Her er hele notatet fra rådmannen til politikerne

Rådmann Toril Hovdenak har redegjort for merforbruket.

Rådmann i Rauma, Toril Hovdenak.  Foto: Ellinor Rørvik Lothe

Nyheter

Notatet skal behandles under kommunestyremøtet onsdag 12. september. Den kommer opp tidlig i møtet under referatsaker fra ordfører og rådmann.

Notatet inneholder også detaljerte oversikter regnskapspost for regnskapspost, men dette publiserer vi ikke.

Her er brevet i sin helhet:


Notat til kommunestyret om økonomisk status i Helse og omsorg pr. juli 2018

Hensikt

Formannskapets medlemmer ga i møte 28.august uttrykk for et ønske om mer innsikt i de økonomiske rapportene for helse og omsorg. Regnskapet viser et avvik sammenlignet med budsjett på 16 millioner kroner pr. juli, og det er anslått en prognose på 20 millioner over budsjett ved utgangen av året. Hensikten med notatet er å gi kommunstyret kunnnskap om hvor vi har store merforbruk sammenlignet med budsjett. Detaljerte oversikter pr. juli er vedlagt.


Oppjusterer merforbruket til 16 mill. kr.

Avviket mellom forbruk og budsjett i helse og omsorg i Rauma har økt fra 15 til 16 mill. kroner per juli, ifølge rådmann Toril Hovdenaks ferske notat til Rauma-politikerne.

Hvilke deler av tjenesteproduksjonen har hatt merforbruk?

Det desidert største merforbruket har oppstått på områdene for institusjonsdrift og i hjemmetjenesten. Dette framgår av utdraget nedenfor.


Regnskap pr juli 2018Budsjett pr juli 2018AvvikTotalbudsjett 2018Regnskap pr juli 2017
Institusjonsdrift52.14441.99110.15371.49249.044
Hjemmebasert23.06919.2313.83835.25417.127
Sum75.21361.22213.991106.74666.171
*nå Helsehus og Volltall i mill. kr.

Detaljerte oversikter fremgår i eget vedlegg. Merk at budsjettene som er spesifisere på det enkelte ansvar/avdeling ikke fullt ut er i samsvar med organiseringen etter innflytting i Helsehuset. Det betyr at det ikke kan trekkes klare slutninger om omfanget på merforbruket for det enkelte ansvar. Avviket kan også skyldes at det ikke ble arbeidet tilstrekkelig med å avstemme den nye organisasjonen mot budsjettrammen.


Sier merforbruk i stor grad skyldes bonuser til ansatte

Ordfører Lars Olav Hustad forklarer merforbruket i Rauma kommune med avtaler gjort tilbake i 2010.

Turnuser ble avklart tett inn i innflytting, noe som har gjort det krevende å sette opp budsjett for den enkelte avdeling/leder slik at dette var klart til innflytting i Helsehuset. Det arbeides fortløpende med dette.

Hvilke kostnader (arter) har et merforbruk sammenlignet med budsjett?

Det er i all hovedsak personalkostnader som har ført til merforbruket.

De største merforbruket er knyttet til ekstrahjelp, overtid, innleie av ekstrahjelp og vikarer, tariffestede tillegg samt fast lønn. Overtidsbruken er doblet sammenlignet med 2017. Vikarinnleie er over 300% høyere enn i 2017.

Oversikten nedenfor viser de postene med størst avvik sammenlignet med budsjett:

Regnskap pr juli 2018Budsjett pr juli 2018AvvikBudsjett 2018Regnskap pr juli 2017
Fast lønn55.88354.1291.754102.13651.241
Ekstrahjelp7.5852.3545.2324.1484.911
Overtid3.2314262.8047751.289
Tariffestede tillegg*7.6806.1871.4939.3807.561
Innleie2.9706272.3451.087948
Sum77.34963.72313.626117.52665.950

*kompensasjon for ubekvem arbeidstid, dvs. natt, helg og helligdager



Berømmer ansatte for innsatsen i krevende tid

- Ansatte har stått på så det holder, sier Marit Thorstensen, hovedtillitsvalgt for Fagforbundet i Rauma.

Siden 2010 har det vært praktisert ei bonusordning for medarbeidere som tar på seg vakter det er vanskelig å besette. Avtalen ble behandlet i administrasjonsutvalget og evaluert årlig. Da ordningen ble etablert var intensjonen å unngå kostbar innleie fra bemanningsbyrå. Inntil 2017 var bonusbeløpene på moderate nivå. I 2018 er det utbetalt ca 1,5 millioner kroner gjennom denne bonusordningen. Bonusordningen er nå avviklet.

Hva gikk galt?

Disse momentene har vært medvirkende:

  • Mangel på kvalifisert personell: Rauma kommune har stort behov for sykeplere. For å dekke behovet har man tatt i bruk overtid, bonusordning og vikarbyrå.
  • Mangel på styring og kontroll: Det er gjort ansettelser uten budsjettmessig dekning
  • Turnus ved hjemmebasert omsorg var ikke godkjent innen fristen. Dette ga en måned med utbetaling av overtid
  • Sen planlegging av turnus for Helsehuset vanskeliggjorde arbeidet med å bryte opp budsjettet i samsvar med ny organisering da Helsehuset ble satt i drift. Dette ga en uoversiktlig situasjon
  • Brudd på prinsippet om at leder skal ha klart og tydelig avgrenset ansvar for både personell, fag og økonomi innenfor sitt område. Her har økonomiansvaret ikke vært klart og tydelig delegert og definert. Det enkelte budsjettansvar har heller ikke vært i samsvar med organisering etter april
  • På enkelte områder har fravær av ledelse resultert i at bemanningen ikke har vært justert ned i tråd med reduserte behov
  • Mange prosjekter og utfordringer i forbindelse med innflytting og utarbeiding av nye rutiner i nytt hus krevde mesteparten av fokuset til lederne i tjenesten
  • Redusert kapasitet ved økonomiavdelingen i perioden
  • Stor utskifting av ledere

Videre arbeid

Vi jobber nå i hovedsak med disse områdene for raskt å kunne ta ned kostnader i tjenesten og for å legge til rette for bedre økonomisk kontroll. De største kostnadene innenfor området består av lønns- og personalkostnader. Regnskapsmessig effekt av betydning vil vi først oppnå ved en reduksjon i bemanning:

  • Vurdere antall korttidsplasser, redusert bemanning knyttet til dette
  • Vurdere bemanning omsorgsboliger
  • Redusere antall ledere, vakante lederstillinger blir ikke besatt
  • Vurdere behov for innleie og lengde på vakt (kortvakt) ved fravær
  • Vurdere reduksjon i nattevakter i Helsehuset ved at disse i større grad jobber på tvers av avdelinger

– Vi har sagt opp bonusordningen

Assisterende rådmann, Perry Ulvestad, forteller at bonusordningen for pleie- og omsorg ble avsluttet i slutten av august.

I tillegg gjøres tiltak for bedre økonomisk oversikt:
  • Kvalitetssikre og justere budsjett slik at det er fullt ut samsvar mellom budsjettansvar og organisering (en leder = ett budsjett)
  • Kompetanse kartlegges for å kunne gi målrettet opplæring innenfor økonomistyring og personalforvaltning

Noen tiltak vil ta lengre tid å vurdere og å gjennomføre:

  • Vurdere omlegging av arbeidstidsordninger i institusjon (mål: heltidsstillinger og økt kompetanse blant ansatte). Prosjekt var satt på vent, men er nå igangsatt igjen.
  • Vurdere arbeidsoppgaver sykepleiere. Gå gjennom og definere hva som er sykepleierfaglige oppgaver og hva som kan løses av andre. På grunn av rekrutteringsutfordringene må vi sikre oss at sykepleierressursene blir benyttet til rett oppgaver.

Kompetanse- og rekrutteringsutfordringen må det arbeides med i et lengre tidsperspektiv. Noen av tiltakene over kan bidra til å redusere utfordringene på kort sikt, men vi erkjenner at dette er ei utfordring vi deler med andre kommuner og som ikke utelukkende kan løses gjennom å rekruttere flere sykepleiere hit til Rauma.

Det blir nå utarbeidet ei mer detaljert tiltaksplan for arbeidet basert på denne oversikten. Flere tiltak vil komme til. Med utgangspunkt i denne vil det bli rapporter til formannskapet fortløpende.

Toril Hovdenak

Rådmann